Выписка из трудовой

Содержание

Как оформляется выписка из трудовой книжки и для чего требуется

Выписка из трудовой

Любая организация сталкивается с требованиями оформления копий документов либо выписок из них. Обязанность предоставлять такие сведения по запросу регламентирована действующим законодательством. Есть нюансы при оформлении выписки из трудовой книжки, которые заслуживают отдельного рассмотрения.

Зачем и когда необходим документ?

Трудовые книжки относятся к документам, которые подтверждают стаж гражданина. И дают дополнительные сведения, связанные с его работой. В 2003 году вышло Постановление Правительства №225, связанное с хранением документа.

Книжки оформляются на всех сотрудников, если они занимают должность минимум 5 дней. Выдаётся документ в день увольнения, если раньше для этого действия не возникло других причин и оснований.

Вот лишь примеры ситуаций, когда необходимо оформить выписку:

  • получение загранпаспорта;
  • оформление пенсии;
  • начисление средств по кредиту.

После подачи заявления от работника руководство должно ответить ему не позднее, чем через три дня. При этом первая сторона может не сообщать о том, почему именно понадобилась выписка. Любой сотрудник имеет полный доступ к персональным данным, если не нарушает каких-то других положений законодательства.

На руках у владельца трудовая книжка будет только в том случае, если он временно лишился работы. После трудоустройства документ передают сотрудникам кадрового отдела. Сначала вносят все необходимые записи на гражданина, потом информацию включают в личное дело. На специалиста отдела кадров переходят обязанности по сохранению документа. Трудовые книжки относят к документам строгой отчетности.

О стандартной форме выписок

Документ после оформления должен соответствовать таким требованиям:

  1. Использование при составлении только официального фирменного бланка от организации.
  2. Штамп компании или реквизиты должны стоять в верхнем правом углу.
  3. Название документа обычно ставят посередине, сразу после реквизитов.
  4. Ниже указывают реквизиты документа вместе с личными данными лица, которое потребовало оформления.
  5. После составляют таблицу наподобие той, что есть в самом документе.
  6. В таблице должна содержаться только информация, которая необходима сотруднику в данный момент. Увольнения и приёмы на предыдущие места работы указываются согласно хронологическому порядку без его нарушений. Не обойтись без номеров приказов, согласно которым было принято то или иное решение.
  7. Последней идёт выписка, связанная и с последним рабочим местом.
  8. Все листы выписки требуется не только заверить, но и прошнуровать, пронумеровать.

Особенности оформления

Пошаговая инструкция не такая уж сложная, надо пройти всего несколько этапов.

Сначала составляется заявление, которое должно содержать следующую информацию:

  • ФИО руководителя или ИП ставится в верхнем правом углу, согласно официальным и учредительным документам;
  • фамилия и инициалы директора фирмы идут следующими;
  • должность, фамилия и инициалы самого сотрудника тоже стоят в шапке, только чуть ниже;
  • середина листа заполняется полным наименованием документа;
  • ниже идет сам текст заявления, согласно которому выставляется требование о представлении выписки;
  • последними идут дата вместе с личной подписью.

Заявление передают непосредственному руководителю гражданина. После рассмотрения сообщения принимается решение о том, надо рассматривать такую заявку или нет. Дата рассмотрения вместе с подписью директора ставятся внизу, если решение положительное.

После этого составляют приказ, согласно которому сотруднику выдают выписку из трудовой книжки. В процессе часто принимают участие представители кадровой службы.

Что содержится в самой выписке?

Обязательно наличие не только личных ФИО, но и сведений относительно образования, уровня квалификации сотрудника. Сотрудник отдела кадров всегда отвечает за составление этого документа.

При увольнении и наличии дополнительных наград выписку в обязательном случае заверяют. Эту задачу передают лицам, которые на предприятии наделены соответствующими полномочиями.

Образец выписки

Обычно копии представляют все страницы документа. А выписка – это только определенная часть информации, нужная в тот или иной момент времени.

Образец документа можно скачать ниже:

Скачать образец [38.00 KB]

Если трудовая книжка сейчас на руках у сотрудника?

Работник имеет право оформлять выписки, даже если он уже уволился с предыдущего места работы, но ещё не нашёл нового. Для этого достаточно иметь основной документ при себе, обратившись к нотариусу. Бланк документа имеет тот же общий вид, что и раньше. Для заверения нотариус просто ставит личные печати и подписи.

С собой необходимо иметь следующий набор бумаг:

  • квитанция по оплате госпошлины, которую оформляют на месте;
  • паспорт;
  • оригинал трудовой книжки.

Сама услуга стоит примерно 400-500 рублей. Это не только государственная пошлина, но и услуги нотариуса в полном объёме. После прохождения процедуры выдают выписку или копию в зависимости от требований со стороны составителя. При заверении разрешается обращаться к любой нотариальной конторе.

Иностранные организации часто требуют выписки, заверенные именно с участием нотариуса.

Как получить оригинал трудовой книжки

Иногда требуется оформлять не выписку, а оригинал трудовой книжки.

Руководство компаний неохотно соглашаются выдавать документ. Особенно, если сотрудник опытный и есть опасения, что после этого он направится на другое место работы. Некоторых пугает риск незаконной разработки нового оригинала документов.

Законодательством описывается только один случай, когда компания не имеет права отказать обратившимся. Это если оформляются какие-либо документы с участием ФСС.

Поэтому в большинстве ситуаций администрация сама решает, соглашаться с выдачей документов, или нет. Описание процедуры будет выглядеть примерно следующим образом:

  1. Сначала составляют заявление. Его форма свободная, либо предполагается использование фирменных бланков.
  2. Часто требуется указывать как основание для выдачи, так и четкие сроки, на протяжении которых нужно решить вопрос.
  3. Книжку выдают на руки. А сотрудник должен подписать расписку, где обязуется вернуть документ второй стороне.

Нужна ли такая информация для заграничного паспорта?

Ранее существовало требование, согласно которому оформление заграничного паспорта проходило с обязательной передачей копии трудовых книжек, либо выписок из них. Сейчас тоже заполняют анкету, в которую необходимо внести сведения, связанные с рабочими местами. На официальном сайте ФМС всё же присутствует требование относительно оформления выписки.

Лучше заранее связаться с сотрудниками отделения, куда подаются документы при получении заграничного паспорта.

Как защититься от ошибок?

Заверение трудовой книжки, нумерация и штампование нужны. Но стоит помнить и о других общих правилах, которые позволят сохранить актуальность выписки:

  1. Должность и ФИО сотрудника, выдавшего документ, указываются на каждой из страниц.
  2. Листы не только нумеруются, но и сшиваются.
  3. Листы должны содержать только точные даты того или иного события, включая увольнения и переводы, другую подобную информацию.
  4. При увольнении не обойтись без оснований. Обычно в этом случае дают ссылку на законодательные акты.
  5. Порядковый номер записи обязательно пишут, если одним из источников информации становится учётная книга.

Что ещё нужно учитывать?

Оригинал и выписки из трудовых книжек часто требуются родственникам сотрудника, который умер. В этом случае какие-либо ограничения для обращений не действуют. Документ выдается по последнему месту работы.

Надо помнить, что выписка остаётся актуальной максимум на протяжении месяца после того, как её выдали. При переводе, увольнении или новом трудоустройстве информация тоже может потерять свою силу. Лучше заранее обратиться к сотрудникам контролирующей инстанции, чтобы уточнить особенности использования документа.

Работники имеют право получать от руководства любые документы по трудоустройству, даже если соглашение уже расторгнуто. Исключений из этого правила не существует и при оформлении трудовых книжек.

Отказ от выдачи выписок из трудовых книжек незаконен. Это нарушает права и интересы сотрудника. Ведь в такой ситуации сложно продолжать нормальную работу, невозможно решить многие вопросы, связанные с получением социальных пособий и других видов помощи.

Законодательство не запрещает выдавать оригиналы трудовой книжки при необходимости. В случае потери документа всю ответственность возлагают на руководство предприятия.

Если выписка заверена правильным способом – то она имеет такую же силу, что и оригинальный документ. Вся информация повторяется и соответствует той, что уже фиксировалась в письменном виде. Такая форма взаимодействия с сотрудниками защищает от потери бумаг и проблем с документооборотом.

Как сделать дубликат трудовой книжки, рассказано в этом видео:

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://naimtruda.com/rekrut/vypiska-iz-trudovoj-knizhki.html

Выписка из трудовой книжки: что это и как ее правильно сделать? Правила оформления и образец бланка

Выписка из трудовой

По запросу своего сотрудника работодатель обязан предоставить ему выписку из трудовой книжки. Сотруднику может потребоваться выписка для получения письменных доказательств его стажа, опыта или места работы.

Куда и зачем может потребоваться выписка

Выписка из трудовой книжки может потребоваться для самых разнообразных целей. Но чаще всего она запрашивается в двух основных ситуациях:

  1. Для оформления права работника на получение субсидий и льгот, при оформлении различных государственных пособий (чаще всего выписка запрашивается органами Соцзащиты).
  2. Для оформления кредитов в банке – обычно банки запрашивают выписку из трудовой книжки при анализе платежеспособности клиента при выдаче кредитов и займов.
  3. При трудоустройстве в другую организацию в качестве совместителя.
  4. При получении загранпаспорта для того, чтобы внести сведения о занятости за последние 10 лет.
  5. При судебных разбирательствах – в суде могут потребоваться сведения о периоде работы у конкретного работодателя.

Выписка может потребоваться и в иных случаях: например, при оформлении визы в посольстве, при прохождении процедуры усыновления и пр.

Чем выписка из трудовой книжки отличается от копии

После того как сотрудник устраивается на работу, трудовая книжка передается на хранение в отдел кадров. Именно работодатель отвечает за сохранность трудовой книжки и ее содержание. Сотрудник получает на руки трудовую книжку только после оформления приказа об увольнении.

Такая организация процедуры хранения трудовой книжки обусловлена тем, что книжка выступает документом строгого учета и на ее основе в дальнейшем происходит начисление пенсии по возрасту.

По запросу работника работодатель не вправе выдать ему трудовую книжку: только ее копию или выписку. Работники иногда путают копию трудовой книжки и выписку из нее. Между тем это разные документы.

Копия снимается со всей трудовой книжки и идентична ей по содержанию. Тогда как выписка оформляется только на отдельную часть трудовой книжки.

Какой из вариантов выбрать (копию или выписку), зависит от места предоставления документа. Так, в ПФР обычно требуется заверенная копия трудовой, в УСЗН – выписка.

В некоторых случаях работнику может потребоваться и оригинал документа. Например, если его запрашивает Пенсионный фонд, работодатель не может отказать сотруднику в его получении.

Кто делает

Данный аспект в законодательстве не освещается. Работодатель сам вправе по своему усмотрению определить ответственное лицо за выдачу трудовой книжки и выписки из нее. Обычно данными вопросами занимается сотрудник отдела кадров, секретарь организации или бухгалтер. В небольших компаниях трудовые книжки выдаются самим руководителем.

Выписка подлежит обязательному заверению. Обычно за это отвечает любое ответственное лицо, уполномоченное на это работодателем. Отсутствие подписи руководителя на выписке не делает ее недействительной.

Документ желательно дополнительно заверить печатью организации. Но с 2016 года требование об обязательном наличии печати в компании упразднили, потому работодатель на законных основаниях может работать без нее.

Порядок и сроки выдачи

Если у сотрудника возникла потребность в получении выписки из трудовой книжки, то порядок его действий должен быть следующим:

  1. Он пишет на имя работодателя заявление в свободной форме с указанием просьбы предоставить ему выписку из трудовой книжки. Форма такого заявления законодательно не предусмотрена. В нем сотруднику нужно указать ФИО руководителя и название компании-работодателя, свои ФИО и должность и подразделение, а также указать просьбу предоставить выписку (например, «Прошу вас предоставить выписку из трудовой книжки для предоставления по месту требования»). В завершение ставится дата и подпись сотрудника с расшифровкой.
  2. На основании указанного документа выпускается приказ, который является основанием для оформления выписки. Этот этап нужен, например, если заявление подается на имя директора, а подготовкой выписок занимается отдел кадров. Когда за рассмотрение заявлений и формирование выписок отвечает сам руководитель, ему не нужен приказ.
  3. Выписка должна быть подготовлена в течение 3 дней с момента оформления заявления. Три рабочих дня – это максимальный срок подготовки выписки, в который следует уложиться работодателю. Если сотруднику необходима выписка в срочном порядке, он может лично попросить об этом работодателя. Правило относительно сроков предоставления выписки по запросу сотрудника содержатся в ст. 62 Трудового кодекса п. 7.

Получение выписок из трудовой книжки и ее копий в обязательном порядке фиксируется в журнале учета. В частности, здесь указывается дата ее оформления и лицо, которое ее запросило.

Выписка оформляется на бесплатной основе: работодатель не вправе требовать плату за данный документ, иначе он нарушает закон.

Как оформить

Законодательно форма и содержание выписки из трудовой книжки нигде не предусмотрены. При этом существуют нормы, которые регулируют порядок оформления выписок и их копий.

Согласно п. 1 и 5 Порядка выдачи копий от 1983 г., выписка подтверждается печатью руководителя и подписью. На ней также отображается дата предоставления с указанием на место хранения оригинала документа.

Выписка делается или вручную, или на компьютере. Обычно она помещается на одном листе формате А4, но если их несколько, то выписка нумеруется и прошивается. При этом каждая страница заверяется подписью и печатью организации.

Выписка оформляется в произвольном формате, но желательно включить в нее следующие сведения:

  1. Наименование документа.
  2. Наименование компании-работодателя.
  3. Должность ответственного лица.
  4. ФИО ответственного специалиста.
  5. Сведения о владельце трудовой книжке (сотруднике): его ФИО, дата рождения, образование и профессия (с первой страницы).
  6. Номер трудовой книжки.
  7. Дата ее оформления (совпадает с первым трудоустройством).

В остальном информация может варьироваться в зависимости от целей получения выписки. Но обычно здесь указывается, что указанный сотрудник продолжает работать в компании по настоящий момент.

Информация, которая содержится в выписке, должна в обязательном порядке дублировать данные оригинального документа.

Например, сюда в хронологическом порядке вносятся данные о месте и периоде работы у того или иного работодателя.

Образец заполнения выписки из трудовой книжки можно скачать здесь. В выписке обязательно ставится подпись от ответственного лица и ее расшифровка. Нотариальное заверение выписок не требуется: оно может понадобиться только в исключительных ситуациях (например, при трудоустройстве в зарубежную компанию).

По запросу работника работодатель обязан предоставить выписку из трудовой книжки.

Если работодатель не предоставит выписку в положенные сроки или откажется ее оформлять, то сотрудник вправе обжаловать его действия в трудовой инспекции. Тогда работодателя могут обязать предоставить выписку принудительно.

Обращаться за выпиской из трудовой книжки работник может по необходимости. Никаких лимитов по количеству обращений не предусмотрено. Работодатель обязан выдать выписку из трудовой книжки работнику независимо от целей ее получения и инстанции, в которую она потребовалась. Более того, он не вправе требовать от работника каких-либо пояснений.

Таким образом, работодатель обязан предоставить выписку из трудовой книжки по требованию сотрудника. Соответствующее требование работник должен направить работодателю в письменном виде за три дня до получения выписки. В обязанности работодателя входит заверение выписки подписью и печатью.

Источник: https://pravo.team/trudovoe/trudovaya-knizhka/oformlenie-vypiski.html

Как сделать выписку из трудовой книжки: образец и правила составления

Выписка из трудовой

Образец выписки из трудовой книжки – это бланк, в который вносятся подробные сведения о трудоустройстве гражданина за определенный период.

Где может понадобиться выписка из трудовой книжки

Трудовая книжка в течение всего срока работы физического лица находится на предприятии и на руки не выдается. Поэтому, если работнику необходимо где-либо, подтвердить свой опыт и стаж работы, он может запросить копию или выписку из книжки.

Выписка может потребоваться:

  • в банке при оформлении кредита, в том числе ипотечного;
  • в государственных органах для оформления каких-либо льгот и субсидий;
  • в другую организацию, например, при трудоустройстве по совместительству;
  • в судебные инстанции, в которых необходимо подтвердить факт работы в конкретный период;
  • при прохождении процедуры усыновления или установления опекунства;
  • для оформления загранпаспорта и т.д.;
  • в Пенсионный фонд и т.д.

В отдельных ситуациях выписка может быть заменена копией трудовой книжки, которая должна быть заверена уполномоченным лицом.

Важно: выписка автоматически становится недействительной в случае перевода на другую должность или смены места работы.

Некоторые факты

Для заказа выписки из трудовой книжки потребуется заявление.

Оно должно включать следующую информацию: 1) обращение к руководителю в верхнем правом углу (название фирмы, ФИО директора в дательном падеже), ниже указываются личные данные сотрудника в родительном падеже (должность, отдел и ФИО); 2) просьбу выдать выписку согласно ст.

62 ТК РФ; 3) подробное указание, какие сведения нужно в ней отразить. Сотруднику необходимо подписать заявление и проставить текущую дату, в течение 3-х дней после которой работодатель обязан выдать готовый документ.

Для получения выписки сотрудник должен оформить письменное заявление на имя руководителя. Строгой формы документа нет.

Как правило, в нем указывается период, за который необходима выписка (может быть как несколько месяцев, так и несколько лет), и прописывается ссылка на ст. 62 Трудового кодекса РФ.

Согласно этой ссылки работодатель обязан предоставить сотруднику документы, касающиеся его трудовой деятельности, в течение трех дней после получения запроса.

Бывают случаи, когда работодатель требует указать в заявлении причину, по которой понадобилась выписка. Это неправомерно, поэтому причину сотрудник не обязан указывать.

На основании заявления руководитель подписывает соответствующее распоряжение. После этого ответственный сотрудник кадровой службы готовит выписку.

Если выписку из трудовой книжки необходимо оформить руководителю предприятия, то процедура получения будет аналогичной. Подпись может поставить и другое лицо, которое имеет право заверять документы.

Документ готовится бесплатно, и работодатель не имеет права взимать какую-либо плату за оформление выписки. Также сотруднику не может быть отказано в ее получении, так как это его право закреплено статьей 62 ТК РФ. При нарушении своих прав сотрудник может подать жалобу в трудовую инспекцию.

Какую информацию содержит выписка из трудовой книжки

Типовая форма выписки из трудовой книжки должна содержать следующую информацию:

  • В правом верхнем углу прописываются реквизиты организации.
  • В центре пишется наименование документа «Выписка из трудовой книжки» и номер книжки и дата ее оформления.
  • Ниже прописывается фамилия, имя и отчество сотрудника, который запросил выписку, а также его дата рождения, образование, специальность, должность.
  • Далее должно быть указано ФИО и должность ответственного сотрудника, а также его подпись.
  • Ниже подписывается владелец трудовой книжки.
  • Затем в таблице дублируется информация, имеющаяся в трудовой. В каждой строчке указывается дата приема или увольнения, а также ссылка на документальное основание (приказ, распоряжение и т.д.). При этом должны учитываться все существующие требования к внесению информации в трудовую книжку. Все записи в обязательном порядке указываются в хронологическом порядке.
  • В выписке также указывается поощрения и награды сотрудника, связанные с трудовой деятельностью (если они имели место быть).

Бланк выписки из трудовой книжки

Если сотруднику необходима выписка по текущую дату, то нужно отметить, что он продолжает работать по настоящий момент.

Подписывает выписку начальник кадровой службы или руководитель организации.

Выписка автоматически считается недействительной, если сотрудник уволился с предприятия, на котором ее выдавали (при условии, что документ охватывал и последнее место работы).

В таблице указанно что важно учитывать при оформлении выписки из трудовой книжки

РаботодателюРаботнику
Соблюдение установленных законодательством требований к оформлениюОбязательность написания заявления для заказа выписки
Бесплатность совершения услугиЧеткое определение, какую информацию нужно отразить в документе и за какой период
Сжатые сроки подготовки документа (3 рабочих дня после принятия обращения сотрудника)Главное, иметь представление о правильном бланке и образце заполнения выписки, для того чтобы своевременно выявить ошибки или неточности.

Как оформить выписку

Документ готовится сотрудником кадровой службы или другим лицом, которое было назначено ответственным за кадровое делопроизводство соответствующим приказом руководителя. Выписка оформляется на фирменном бланке предприятия.

Если информация напечатана на нескольких листах, то они должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены заверительной надписью руководителя или ответственного сотрудника.

В ситуации, когда трудовая находится на руках, а необходимо сделать выписку, документ имеет право заверить нотариус. Также нотариально заверенный документ может понадобиться при трудоустройстве за рубежом или при получении лицензии на определенный вид деятельности.

Выписку из трудовой книжки (бланк 2020 года) можно скачать на сайте.

Источник: https://otdelkadrov.online/4878-poshagovaya-instruktsiya-po-oformleniyu-vypiski-iz-trudovoi-knizhki-ee-obrazets

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.